湖北爱心社“传递正能量,开启你梦想”公益活动 第二次讨论会会议纪要 一、 会议时间 2013年4月20日星期六 晚上20:00—21:45 二、 会议方式 QQ讨论组讨论 三、 与会人员 1) 理事会领导:社长葭颦,名誉理事长彭爱武(老鬼); 2) 秘书处:秘书长李伟,副秘书长黄长春、杨志武(小鱼儿),秘书处干事刘华; 3) 组织部:组织部副部长杨小红(湖北大学保卫处主任);武汉分社组织部干事陈桥有;高校志愿者组织部干事董畅(晨风)、英旻杰(Shawn Ying)、张妍等; 4) 宣传网络部:宣传干事杨小婷等; 5) 各地分社:荆门分社社长袁永林(相逢);丹江口负责人黄鹤(若阳);仙桃分社代理社长丁贤荣(闲云野鹤);安陆分社社长郑家胜(记得那一年);京山分社社长曹毕涛、副社长朱春阳(阳春);武穴分社副社长吕翠兰;监利分社社长曾洪山(边江);钟祥分社卡罗门(柴湖义工会会长),其他几个分社负责人因事缺席等。 四、 会议讨论内容 1. 各地分社学子资料汇总情况反馈; a) 除宜昌主要负责人因工作事务繁忙,丹江口负责人因病退出本次活动外,目前各地分社的资料已陆续上报,如荆门(上报5名)、武穴(上报8名待筛选)、安陆(已上报4名)、京山(已报5名),其中荆门分社资料的整理比较规范,在此提出表扬,希望其他分社此次或以后整理资料也参照图1的内容形式整理。 b) 武穴、安陆、京山、仙桃、监利及钟祥(新增)的资料在继续整理中,请各 分 社相关负责人参照荆门的上报资料格式,摸底清楚各学子的监护人联系方式,孩子们的学习和简单生活心理介绍,于4月26日前整理好,发送至秘书处小鱼儿处; c) 葭颦:为让更多的孩子能参与到本次活动中,而且均衡各地人数,地方分社上报学子数目不足5个的,这几天还是辛苦一下,继续去摸底联系一下,耐心地做好家长和学子们的工作(说明活动的深远意义),尤其是助学开展得比较好以及贫困生比较多的地区; 2. 高校大学生志愿者落实情况 a) 湖北大学领队杨小红:参加此次活动的大学生志愿者名单及联系方式已上报,主要由物电学院和政法学院的两个志愿者社团的14名大学生参加,并已要求志愿者对省博省艺的基本情况有所了解,能给孩子们讲解相关知识,小礼物制作将开讨论会落实;此次活动结束,湖北大学将能参加暑期支教活动并开始联系落实; b) 武汉商贸学院领队李怀松:因东湖会议故未能参加本次会议,其志愿者名单(至少得有备选带队人的联系方式)、礼物制作等细节问题需进一步落实; c) 武汉大学领队英杰:因校社团会议未能参加本次会议,志愿者由武大志愿者担当,武大游览路线图及讲解内容已提交,但名单(至少得有备选带队人的联系方式)和礼物等细节也有待进一步落实; d) 长江职业学院领队董畅:志愿者名单(至少得有备选带队人的联系方式)已经提交,礼物细节有待进一步落实; e) 武科大外语外事学院领队杨小婷:志愿者名单已提交; 3. 宣传工作落实情况 a) 宣传材料:活动期间爱心社标识--帽子及社徽、活动期间散发的传单、奖状两张由葭颦提供、活动条幅制作由秘书长李伟负责落实; b) 网络宣传:各地分社地方论坛已经做好了本次活动的前期造势,待具体路线及东湖的总活动贴编辑更新后,各地请更新本地论坛的活动贴; 4. 赞助及经费解决 a) 住宿:葭颦:已经联系好武穴爱心人士方正基金创始人方正,将在武汉千升大酒店(光谷附近)免费提供各地分社志愿者及学子的住宿,并于4月30日晚招待晚餐; b) 车旅费:若无困难,各地分社带队志愿者往返武汉的费用自理,未拉到赞助的学子往返费用可由总社承担;其中仙桃分社已拉取赞助1200元专项活动资金,在此提出表扬; c) 餐费:总社将提供所有参加活动的人员4月30日中餐、5月1日早餐及午餐,为体现爱心公益性质和节省开支,志愿者们都同意统一食用盒饭,具体的提前联系将由秘书长李伟负责落实; d) 宣传材料费用:之前已由荆门分社负责人袁永林(相逢)认捐400元,若有增减费用,总社将多退少补; e) 其他费用:包车费用(武汉市内往返宾馆)预计在1500-2000元,此项费用由总社解决,联系由李怀松负责;地铁游武汉过程中约80人的团队进站将涉及到安全及秩序问题,活动之前武汉分社志愿者请提前与地铁站工作人员联系,地铁费用由总社承担; f) Ps:本次活动的志愿者们请尽量节省开支,以绿色出行的理念来贯彻此次活动。 5. 活动路线确定及后勤人员安排 a) 路线及时间: ① 4月30日中午12点,各地志愿者和学子直接乘车至荆楚网传媒大厦门口集合(附近车站:湖北日报、翠柳街公交站),午餐后举行简短开幕式—-集体步行(15分钟)至省博物馆参观,之后步行(10分钟)至省艺术馆参观,下午五点参观结束—-全体乘车(包车前往)前往下榻宾馆:千升大酒店,进行晚餐,之后大学生志愿者返校,各地分社志愿者和学子休息; ② 5月1日9点,学子和地方志愿者包车,大学生志愿者乘坐公交达到光谷广场集合(其中武汉大学留两到三名志愿者在武大西门接待9:20左右),全体乘坐地铁2号线,在广埠屯站下车,从武汉大学信息学院进入,武大志愿者开始讲解景点和武大历史,期间穿插游戏和摄影留念环节; ③ 5月1日11点半,午餐,之后举行简短结束仪式,评选最默契的一对“志愿者-学子”,葭颦发言宣布活动结束,各带队人员带领学子或者大学生返回。 b) 后勤人手安排 后勤包括:有关安全、联络、细节等等方面,后勤工作由大学生志愿者担当,每所高校除设定两名固定后勤工作人员外,要求大家在活动的时候都多留心,五一人流量较大,应注意交通安全,关注孩子们的活动,活动过程中负责买水、食品,拍照,组织小活动等等。 6. 总结及会议结束: a) 主持人杨志武(小鱼儿)作会议总结,各社志愿者表态开始活动; b) 葭颦表示感谢大家的参会,强调下次不能与会必须说明客观原因,之后宣布会议结束。 至此,本次活动组委会第二次讨论会圆满结束,对于所有人在百忙中抽出时间准时参会,总社表示衷心感谢,也对本次会议略微超时表现十分抱歉,我们一定更加妥善地安排会议形式,明确会议讨论内容,引导好讨论方向,提高会议效率,谢谢湖北爱心社所有志愿者们的支持。播撒爱心,我们一路同行!有您真好! 湖北爱心社秘书处 2013年4月22日 |