仙桃市义工联合会会议制度

仙桃义工秘书处

仙桃市义工联合会会议制度

为规范各级各类会议，根据仙桃市义工联合会章程特制订会议制度。

仙桃市义工联合会常规会议有：义工代表大会、理事会会议、常务理事会会议、监事会会议、秘书处会议、部门会议、仙桃义工年会。

一、主要会议

1、义工代表大会：

由会长召集，秘书处负责组织，所有义工代表参加，邀请社团登记管理机关、业务主管部门及名誉会长到会监督指导。原则上为每两年召开一次，

具体会议内容为：听取和审议理事会、监事会工作报告；听取审议财务收支情况汇报；讨论、研究工作计划；审议义工联负责人、理事、常务理事增补变更；研究通过其他重大事项。

2、理事会会议：

由会长召集，秘书处负责组织，所有义工理事成员参加，邀请法律顾问参加，可邀请名誉会长、名誉副会长参加。半年至少召开一次。

具体会议内容为：审议义工内部重大活动事项；审议副秘书长以及内部办事机构负责人的任免；审议对个别常务理事、理事、监事进行增补变更；听取各部门及常务理事会上一阶段工作总结，审议下一阶段常务理事会工作计划；听取各常务理事会成员述职报告。

3、常务理事会会议：

由会长或秘书长召集，秘书处负责组织；也可由三名以上常务理事会成员联名发起，秘书处负责组织；全体常务理事参加。两个月至少召开一次

具体会议内容为：听取义工联工作计划完成情况汇报，布置下一阶段工作；决定会员吸收退会除名、内部管理制度修订工作；听取大型活动负责人活动方案并进行审议，协调活动执行，审议活动总结；研究、讨论本会重大事项的实施方案及其他重要工作。

4、监事会会议

由监事会主席召集，监事会成员参加，邀请常务理事列席会议

  具体会议内容：讨论监事会成员提出的提案，半年至少召开一次。

5、义工年会：

由秘书处牵头组织，全体义工、特邀登记管理机关、业务主管部门及相关部门、单位、团体代表及个人参加。

每年召开一次，时间为12月底或1月初。主要内容是听取仙桃义工联年度工作情况汇报及次年工作计划；表彰先进；专题研讨。

6、活动小组会议：

由活动负责人发起并组织，向秘书处书面备案，会议总结交秘书处存档，可申请秘书处协助。

二、会议要求

1、各会议必须符合审批程序，会前有计划，会后有总结，努力提高会议效率。

2、义工代表大会、理事会、常务理事会议工作报告、决议、决定、会议纪要、会议通知等由秘书处负责起草文件，对有保存价值的文件，由秘书处负责整理立卷归档。

3、会议记录由副秘书长或指定的成员记录。会议记录必须用专用的会议记录本。会议记录本由秘书处存档备查。

4、与会人员必须办理签到手续，会议签到表由秘书处存档备查。签到表上应注明迟到、请假、无故缺席人姓名，以备对理事会成员到会情况进行考核。

5、参加会议的对象接到会议通知后，应准时参加会议。确实因故不能参加会议，应于会议召开前2天向秘书处请假，由秘书处报告会议主持人。

6、缺席、请假、迟到、早退情况由会议记录人进行记录，并在会议纪要上予以通报。缺席半数以上按照章程给予处理。

三、会议通知

会议由发起人按照义工代表大会提前30天、理事会提前20天、常务理事会提前10天，由秘书处以电子邮件形式发送会议地点、时间、主要议程。秘书处分发给全体常务理事成员并电话通知查收，如两天内达到半数以上常务理事会对时间地点提出异议，秘书处反馈发起人修改。如异议常务理事不达半数，秘书处制定会议通知公告，常务理事会会议不再另行通知。

常务理事会成员收到会议通知后，应认真阅读会议议程，认真思考，形成清晰思路，尽量以书面方式与相关人员沟通，对建议增加的议程在会议开始前5天内以书面形式提交秘书处及发起人，由秘书处下发，避免现场会议无序耗费。

四、会议主持人

原则上由会议发起人主持，主持人应在会议开始前至少20分钟到达会场，会议结束后会议主持人应向秘书处上交会议总结，或请秘书处代为总结，秘书处存档后下发参会人员。

五、会议流程：

1、会议主持人提出会议的主要内容和各项内容的发言次序及规定用时。

2、会议总时间一般按三个小时计算。每项内容的总用时原则上不得超过平均分配时间。若内容较多，可于会前和会议负责人协商确定。

3、各分项内容的负责人按照次序，详细说明发言的内容、方案、想法及遇到的问题等。

4、发言期间，其他与会人员必须保持安静，认真听并做好笔录，记下有疑问或想补充的地方，在稍后的讨论时间提出。禁止在别人发言的时候随意打断。

5、分项内容的负责人发言结束后进入讨论环节。讨论环节一般不得超过20分钟。会议主持宣布讨论停止后，任何人不得发言。会议主持人可根据内容复杂程度确定每人3至5分钟发言时间，并确定发言次序，在发言人发言时其他人不能打断，发言时间到必须停止发言。在轮到发言时放弃发言权利后不补充发言权利。发言人应尽量以“我支持某某方案或我反对某某方案”开始，发言中应就正讨论事项发言，不得对已经讨论过前项议题或还未开始议题发表意见。发言结束后举手投票。投票按照“少数服从多数”原则决定结果。投票后所有人必须尊重结果，并严格执行。

6、讨论过程中，与会会员应该礼貌用语，适当控制时间。

7、前一项内容讨论结束后进入下一项内容，会员于后一项内容的时间内再次提出前一项内容的问题、打断他人发言等，均视为严重扰乱会议秩序。

8、会议由会议主持人宣布结束后才算结束。