本帖最后由 仙桃义工 于 2018-3-9 12:02 编辑
关于仙桃义工活动开展流程的通知 理事会、监事会、各部门、团体会员：file:///C:\Users\ADMINI~1\AppData\Local\Temp\ksohtml\wpsB9FD.tmp.png 为进一步规范仙桃市义工联合会活动有序开展，强化责任，提高效率，确保各项工作有序开展，促进仙桃义工发展，参照章程和各部门岗位职责，特制订本活动流程，现请遵照执行。 活动开展一般包括发起、审批（备案）、招募、物资采购、开展、费用核销、总结、活动公布、归档整理五大环节，具体流程如下： 一、 活动发起 仙桃义工组织成员及社会人士均可申请以仙桃义工名义开展公益活动；一般情况活动发起人即为本次活动的组织者和负责人，活动发起人亦可建议组织指派活动负责人。 活动组织者应承担招募草案撰写、活动过程管理、财务手续核销、总结及后期宣传任务。 活动组织者应填写活动申请表，活动申请表应包含活动简介、时间、所需人员数量及基本要求、费用预算、费用来源、负责人、联系人等信息。 活动申请一般应提前活动时间三天以上。 二、 审批（备案） 活动审批按照活动具体情况审批权限分别如下： A.活动规模小于5人，无需组织支付经费常规公益活动，采用备案制，原则上均可通过，由分管副会长或常务理事、部长负责备案审批； B.活动规模5人 ~ 15人，申请组织支付经费小于等于1000元常规公益活动，由秘书长负责审批； C.活动规模15人以上，或申请经费2000 元以上，由会长负责审批。 收到申请三天内，由综合部答复申请人活动备案或审批结果。 活动备案或审批通过后综合部一个工作日内通知事业发展部、财务部、宣传策划部，申请志愿汇和微信公众号、财务部划拨资金，论坛、宣传管理人员。 三、 活动人员招募 活动审批通过后及应启动宣传招募，微信及QQ群宣传由活动负责人具体宣传并沟通，论坛、公众号、志愿汇管理人员应在一个工作日内公布。大型或者其他有重大宣传意义的活动由综合部负责联系相关媒体报道。 四、 物资采购 总额少于200元物资由活动组织者自行采购。总额大于200元物资由仙桃义工联指定人员采购。物质采购应两人以上共同进行，并尽量取得正规发票，无法取得正规发票的必须取得含有明细、收款人姓名、收款人联系方式、店名的付款凭证。所有物质应至少在活动前一天采购完毕。对于获捐物质活动负责人应安排人员负责接收，并详细记录。 五、 活动开展 A．前期沟通：活动开展前活动负责人应提前与对方单位或对象联系沟通，规划交通路线、交通方式、听取对方对活动的要求或建议； B．培训：所有活动开展均需进行培训，一般活动在集合后出发前由活动负责人或组织指定人员讲解活动要求及注意事项，对于大型活动必须提前安排专门培训； C．签到：所有参与人员均需通过志愿汇签到签退； D．活动记录：活动负责人应制定专人对活动过程摄影、摄像记录活动过程，非指定记录人员尽量不要过多拍摄，避免非议； E．活动注意事项：由活动负责人根据活动特点制定； F．进餐：除组织有特别安排除外，所有活动中均不得接收活动对象或其他人餐饮接待，活动确需进餐一律由参与义工AA制； G．交通：所有自带车辆参与活动人员均自担费用，自负责任； H．物质及资金发放：应做好详实记录，两人以上发放，并根据实际情况尽量取得相关凭证或证据。 六、 费用核销 凡是活动过程产生费用的（不论组织是否支付费用），活动结束三个工作日内，活动负责人必须将活动募集及使用物资、款项详细资料上报义工联财务部。特殊情况可适当放宽期限，但最长不得超过一个星期。如超过一个星期，义工联不予核销一切费用并取消组织者再次组织活动资格。情节严重者视实际情况追究相应责任。 七、 总结 活动结束两个工作日内，活动组织者应自行或指定人员将包含物资及款项募集、使用；参与人员；活动基本情况等内容的总结上交至综合部。 八、 活动公布 秘书处审核活动总结后将相关资料交由宣传部、事业发展部对活动进行发布，对大型及有宣传点的活动联系相关媒体发布。 九、 归档整理 秘书处指定综合部收集各媒体对本次活动的报道及活动过程中相关资料进行存档。 十、相关联系人： 仙桃义工秘书长：红蜻蜓13235554440 副会长兼综合部：李 雪 18872630000 会计：轻舞13545987472 出纳：夕颜15586336669
仙桃市义工联合会 二0一八年二月二日
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雷达卡
发表于 2018-3-9 11:59:13
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